Privacy & cookies

Via deze privacy verklaring informeren HIPP-Uitzendgroep BV en HIPP-Payrollgroep BV u over de wijze waarop binnen onze organisaties wordt omgegaan met uw persoonsgegevens.

Doel van deze privacy verklaring

Organisaties die persoonsgegevens verwerken zijn volgens de Europese privacywet (AVG/GDPR) verplicht betrokkenen helder en in begrijpelijke taal te informeren hoe ze met hun persoonsgegevens omgaan.

Wat kunt u doen als u denkt dat een bedrijf de privacy van u schendt?

  • Een klacht indienen bij het bedrijf (zie ook: Welke rechten heeft u?).
  • (Anoniem) een klacht/tip indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan eenvoudig via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wie bent u? (Wie is de betrokkene)

Indien u klant, leverancier, personeel, websitebezoeker of sollicitant bent, dan hopen wij dat u deze privacy verklaring leest omdat deze namelijk over uw persoonsgegevens gaat. Voor het gemak gebruiken we het woord “gegevens” als we het over uw persoonsgegevens hebben.

Welke gegevens verzamelen wij?

Als u op een van de hiervoor omschreven manieren met ons in contact komt dan verzamelen wij gegevens over u. De gegevens worden door u aan ons verstrekt. Niet alle gegevens zijn persoonsgegevens, maar we vinden het belangrijk dat u begrijpt welke gegevens wij als verzameling van u kunnen hebben. Hieronder een overzicht van welke gegevens we (kunnen) verzamelen.

    Debiteuren/crediteuren (zoals klanten, dienstverleners en leveranciers):

  • Communicatiegegevens;
  • Naam en adresgegevens;
  • Betaal- en factuurgegevens;
  • Contractgegevens;

    (Ex-) Personeel:

  • Naam- en adresgegevens;
  • Contractgegevens (o.a. kopie ID en BSN)
  • Gegevens omtrent opleiding en werkervaring.
  • Communicatiegegevens;
  • Betaalgegevens;

    Websitebezoeker:

  • Communicatiegegevens;
  • Inhoud email;

Gegevens van sollicitanten worden meteen vernietigd, tenzij deze een arbeidsovereenkomst wordt aangeboden. De website http://www.hipp-uitzendgroep.nl maakt pas gebruik van cookies nadat u hier zelf toestemming voor heeft gegeven.

BSN-nummer en kopie ID

Als u bij ons in dienst treedt dan verwerken wij uw BSN nummer en kopie ID. Dit doen wij omdat we dat wettelijk verplicht zijn voor het uitbetalen van salaris en het afdragen van premies.

Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?

We verzamelen uw gegevens om er het volgende mee te doen:

  1. Het (laten) berekenen van het salaris van het personeel.
  2. Het (laten) opstellen van jaaropgaves voor het personeel.
  3. Het sluiten van een overeenkomst.
  4. Met u te communiceren.
  5. Het afhandelen van een klacht.
  6. Het optimaliseren van de website http://www.hipp-uitzendgroep.nl
  7. Te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen we wel doen als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven, als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

Voor de uitvoering van onze bedrijfsvoering verstrekken wij uw persoonsgegevens aan de volgende partijen:

  • instanties die op grond van een wettelijke verplichting geïnformeerd moeten worden, zoals bijvoorbeeld Belastingdienst, Arbo dienst, Pensioenuitvoerder en UWV. Deze organisaties zijn volgens de privacy wet (AVG) allen zelf verantwoordelijk voor een passende bescherming van uw persoonsgegevens;
  • externe partijen die gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerken, zoals onze ICT-dienstverlener en accountant;
  • indien noodzakelijk externe adviseurs zoals bijvoorbeeld een advocaat. Ook zij zijn volgens de privacy wet (AVG) zelf verantwoordelijk voor een passende bescherming van uw persoonsgegevens;

Externe partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Dit leggen we vast in schriftelijke overeenkomsten.

Wij verstrekken uitdrukkelijk geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden en ook niet buiten de EU.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

  • Klanten/leveranciers: zo lang als noodzakelijk om de overeenkomst die we met u hebben te kunnen uitvoeren en zo lang als dit op basis van een wettelijke plicht vereist is.
  • Medewerkers: zo lang als dit op basis van een wettelijke plicht vereist is. De fiscale bewaarplicht bedraagt 7 jaar; kopie ID en LH verklaring 5 jaar na uit dienst; overige gegevens 2 jaar na uit dienst.
  • Sollicitanten: totdat de sollicitatieprocedure is afgerond.
  • Websitebezoekers: er worden geen gegevens van websitebezoekers opgeslagen; als websitebezoekers hun contactgegevens achterlaten, dan worden de gegevens zo lang bewaard als noodzakelijk is om de vraag/verzoek af te handelen.

Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

De privacywet verleent u een aantal rechten. Zo mag u ons om inzage verzoeken in uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Persoonsgegevens die wij wettelijk moeten bewaren, mogen we niet vernietigen.

U kunt gebruik maken van uw rechten, door uw verzoek schriftelijk in te dienen via het e-mail adres info@hipp-uitzendgroep.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen 1 maand, op uw verzoek.

Wat zijn de grondslagen voor het gebruik van uw gegevens?

Een van de principes van het privacy recht, het recht dat het gebruik van uw gegevens regelt, is dat dit alleen mag gebeuren als daar een wettelijke grondslag voor is. Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Uitvoering van een overeenkomst met u, zoals bijvoorbeeld een afname van een dienst of een arbeidsovereenkomst.
  • Op basis van een gerechtvaardigd belang. In sommige gevallen vinden wij dat we een gerechtvaardigd belang hebben (bv. verbeteren communicatie/dienstverlening c.q. website) om uw gegevens te gebruiken, waarbij we van mening zijn dat er voldoende waarborgen zijn getroffen die ervoor zorgen dat uw privacybelang niet in het gedrang komt.

Zijn uw gegevens veilig bij ons?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens zeer serieus en hebben passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Enkele belangrijke maatregelen die zijn:

  • Uitvoering van een overeenkomst met u, zoals bijvoorbeeld een afname van een dienst of een arbeidsovereenkomst.
  • Op basis van een gerechtvaardigd belang. In sommige gevallen vinden wij dat we een gerechtvaardigd belang hebben (bv. verbeteren communicatie/dienstverlening c.q. website) om uw gegevens te gebruiken, waarbij we van mening zijn dat er voldoende waarborgen zijn getroffen die ervoor zorgen dat uw privacybelang niet in het gedrang komt.

Externe partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Dit leggen we vast in schriftelijke overeenkomsten.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens, of die van anderen, niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via info@hippuitzendgroep.nl of via telefoonnummer +31(0)6 – 30 10 16 38.

In werking

Deze privacy verklaring treedt in werking op 1 februari 2019.

Aanpassen privacy verklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacy verklaring aan te passen. Dit doen wij alleen als uw privacy daar voordeel mee heeft. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Neem ook af en toe eens de moeite om deze privacy verklaring te lezen.

Gezamenlijk Verwerkingsverantwoordelijke

HIPP-Uitzendgroep BV | Dr. Poelsstraat 16 | 6411 HH | Heerlen | KvK-nr. 62 77 44 92 | info@hipp-uitzendgroep.nl | +31 (0)45 208 0104

én

HIPP-Payrollgroep BV | Dr. Poelsstraat 16 | 6411 HH | Heerlen | KvK-nr. 51 83 65 13 | info@hipp-uitzendgroep.nl | +31 (0)45 208 0104